Optionen und Einstellungen

In TimePunch können verschiedene Einstellungen in den Optionen gewählt werden. Diese werden in diesem Kapitel näher beschrieben.

Um in die Optionen zu gelangen ist der Dialog „Optionen“ im Menü „Extras“ zu öffnen.

Bedienung

Auf der ersten Seite können allgemeine Bedienoptionen für TimePunch gewählt werden. Diese sind:

Sprachauswahl:

In der Sprachauswahl kann die Anzeigesprache sowie die Datum -und Währungsformatierung gewählt werden.

Standard Bericht:

Der Standard Bericht legt fest, welcher Bericht gedruckt werden soll, wenn kein Bericht explizit geöffnet wurde.

Nachfragen, wenn TimePunch geschlossen wird:

Mit dieser Option wird beim Schließen von TimePunch ein Dialog geöffnet, in welchem der Benutzer das Schließen von TimePunch explizit bestätigen muss.

Berichtsfußzeile:

Der Text in der Berichtsfußzeile wird am Ende jedes Berichts mitgedruckt.

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Optimiert für:

Die Bedienung von TimePunch kann für Maus und Tastatur sowie für eine Toucheingabe optimiert werden. Bei der Optimierung für Touch ändert sich die Datum -und Uhrzeitselektion im TimePunch Watcher und Studio.

Maximale Anzahl von Suchergebnissen:

In dieser Auswahlliste kann eingestellt werden, wie viele Suchergebnisse von den integrierten Suchen zurückgeliefert werden. Dies betrifft z.B. die Suche nach Mitarbeitenden, von Projekten und Kunden.

Farbwahl

Die Farbwahl ist für den Benutzer individuell einstellbar. Folgende Optionen sind hier möglich:

Pausenzeiten:

Diese Farbe bestimmt wie die Pausenzeiten zwischen den Arbeitszeiteinträgen angezeigt werden.

Aktiver Zeiteintrag:

Diese Farbe bestimmt wie die aktiven Zeiteinträge angezeigt werden. Als aktiver Eintrag bezeichnet man die aktuelle Erfassung der Arbeitszeit.

Fehltage:

Diese Farbe bestimmt wie Fehltage hervorgehoben werden. Das Hervorheben der Fehltage ist im Menü „Anzeige“ zu aktivieren.

Geänderte Einträge:

Diese Farbe bestimmt wie manuell geänderte Zeiteinträge farblich hervorgehoben werden. Das Hervorheben der geänderten Einträge ist im Menü „Anzeige“ zu aktivieren.

Datenvorschaufarbe:

Diese Farbe bestimmt wie die automatisch vorausberechneten Arbeitszeiten farblich hervorgehoben werden. Das Vorausberechnen der Zeiteinträge ist Menü „Anzeige“ durch einen Administrator zu aktivieren.

Aufzeichnung bei TimePunch PRO

Dieses Register legt fest wie Zeiteinträge durch den TimePunch Watcher/Studio aufgezeichnet werden sollen.

Aufzeichnungsmodus:

• Vollwertige Zeiterfassung mit Pause-Modus

In diesem Modus steht es dem Anwender frei das Projekt zu wechseln oder neu zu starten, die Aufzeichnung zu beenden oder zu pausieren.

• Vereinfachte Start/Stopp Zeiterfassung

Mit der vereinfachten Start -und Stopp Zeiterfassung kann der Anwender das Projekt wechseln oder neu starten und die Aufzeichnung beenden. Eine Pause wird mit dem Stoppen und dem Neustarten der Zeiterfassung umgesetzt.

• Automatische Zeiterfassung und nur Projektauswahl

Im einfachsten Modus kann der Anwender lediglich ein neues Projekt wählen und dies starten. Eine manuelle Pause kann nicht mehr eingefügt werden. Automatische Pausen werden jedoch weiterhin erfasst (z.B. wenn der Bildschirmschoner aktiviert wird). Diese Einstellung verhindert auch versehentliche Aufzeichnungslücken durch das Stoppen der Zeiterfassung.

Zeiterfassung beim Start des Watcher starten und beim Beenden des Watcher automatisch stoppen:

Ist diese Einstellung gesetzt, dann läuft die Zeiterfassung direkt nach dem Anmelden am PC los. Die Protokollierung startet in diesem Fall mit dem Projekt des Vortags. Zudem bewirkt dieser Punkt, dass die Protokollierung gestoppt wird, sobald der TimePunch Watcher beendet wird.

Startprojekt festlegen

In TimePunch kann das jeweilige Startprojekt im TimePunch Watcher festgelegt werden. Das Startprojekt bestimmt mit welchem Projekt/Tätigkeit die erste Aufzeichnung begonnen werden soll.

An Projektaktualisierung erinnern

Mit dieser Option kann TimePunch an das überprüfen der Zeiterfassung erinnern. Gerade wenn am Tag häufig die Projekte / Tätigkeiten gewechselt werden, kann es sinnvoll sein, dass TimePunch den Benutzer durch das Einblenden des Fensters an eine Überprüfung der eigenen Tätigkeit erinnert.

Beim Sperren von Windows

Mit dieser Einstellung kann definiert werden, wie sich TimePunch beim Sperren von Windows verhält. Als Option steht dabei folgende Auswahl zur Verfügung:

• Zeiterfassung pausieren
  TimePunch geht nach dem Sperren von Windows direkt in den Pause Modus und läuft automatisch weiter, sobald der PC wieder entsperrt wird.
• 5 bis 30 Minuten Abwesenheit ignorieren
  Mit dieser Option läuft die Zeiterfassung weiter, bis die eingestellte Zeit erreicht ist. Ist der PC nach dieser Zeit immer noch gesperrt, dann wird die komplette Zeit von Sperren des PCs bis zum erneuten Anmelden als Pause berechnet.
• Zeiterfassung nicht unterbrechen
  Auch wenn der PC gesperrt wird, läuft die Zeiterfassung weiter, sofern nicht manuell in den Pausenmodus geschaltet wird.

Aber egal welche Einstellung gewählt wurde: Sobald der PC länger als 6 Stunden gesperrt ist, wird der Zeiteintrag abgebrochen. Als Enddatum dient der Zeitpunkt der Sperrung.

Hinweis: Auch der Bildschirmschoner sperrt den PC. Mit dieser Einstellung kann also erreicht werden, dass ein aktivierter Bildschirmschoner automatisch als Pausenzeit eingetragen wird, sobald die angegebene Zeitspanne überschritten wurde.

Aufzeichnungsgenauigkeit

Diese Einstellung bestimmt die Rundung der Start –und Endzeit bei der Zeiterfassung. Standardmäßig ist eine minutengenaue Abrechnung voreingestellt. Gerade bei Handwerksbetrieben kann es jedoch aus Sicht der Abrechnung auch sinnvoll sein, die Rundungsgenauigkeit auf 5 Minuten oder höher zu setzen.

GPS Tracking

Aktuell ist die Standortbestimmung nur für die Online Version von TimePunch möglich. Hier kann jedoch dann eingestellt werden, wie die GPS-Daten angezeichnet werden sollen. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung.

• Niemals

  TimePunch wird keine GPS-Daten aufzeichnen. Auch dann nicht, wenn die Einstellung im Smartphone dies erlauben würde.

• Auf Nachfrage

  Die GPS-Daten Aufzeichnung ist in TimePunch optional. Sofern die Einstellung im Smartphone erlaubt ist, findet keine Nachfrage beim Mitarbeiter statt. Im Fall der Nachfrage, kann der Mitarbeiter diese erlauben oder verbieten.

• Erforderlich

  In diesem Modus ist die Aufzeichnung der GPS-Daten zwingend erforderlich. Verweigert der Mitarbeiter die Aufzeichnung, indem er die Option am Smartphone deaktiviert, kann er die Zeiterfassung weder starten oder stoppen.

Aufzeichnung bei TimePunch TEN

Dieses Register legt fest wie Zeiteinträge durch den TimePunch TEN aufgezeichnet werden sollen.

Mit dem folgenden Projekt starten

Das Arbeitszeit-Projekt definiert, auf welches Projekt die reguläre Kommen/Gehen Zeiterfassung gebucht werden soll. Dieses ist im Standard auf dem Projekt „Arbeitszeit“ eingestellt.

Projekt für den Dienstgang

Das Dienstgang-Projekt definiert, auf welches Projekt die Dienstgänge gebucht werden. Zusätzlich ist es in TimePunch möglich verschiedene Tätigkeiten zum Projekt „Dienstgang“ anzulegen. Diese werden bei der täglichen Aktualisierung der Geräte publiziert, so dass der Mitarbeiter verschiedene Dienstgänge buchen kann (z.B. Kundentermin, Behördengang usw.)

Aufzeichnungsgenauigkeit und Karenzzeit

Die Aufzeichnungsgenauigkeit definiert die Rundung bei der Zeiterfassung. Der Standard ist Minutengenau. Die Karenzzeit legt fest, bis zu welcher Zeitspanne eine Rundung zugunsten des Arbeitnehmers angewendet wird.

Beispiel: Es wird eine Aufzeichnungsgenauigkeit von 10 Minuten gewählt. Die Karenzzeit beträgt 3 Minuten.

Kommt der Mitarbeiter innerhalb dieser Karenzeit zu spät, z.B. 2 Minuten nach 8:00 Uhr, dann wird der Mitarbeiter mit 8:00 Uhr angemeldet. Kommt er später als die Karenzzeit, dann startet die Zeiterfassung erst mit der nächsten Rundung, also um 8:10 Uhr.

Länge der Transponder-ID

Je nachdem welcher Transponder verwendet wird, kann die Schlüssellänge variieren. Die Standardlänge für SMART Transponder sind 4 Zeichen. Bitte setzen Sie sich mit dem Support in Verbindung, wenn Sie sich bei der Schlüssellänge nicht sicher sind.

Verbindung

In diesem Register kann festgelegt werden, wie oft TimePunch auf Aktualisierungen prüft.

Sollte ein Proxy notwendig sein, dann kann hier der Proxyserver eingetragen werden.

Automatische Registrierung

Auf dieser Seite wird festgelegt, ob und wie sich neue Mitarbeiter mit TimePunch verbinden können.

Automatische Lizenzvergabe durchführen

Ist diese Option aktiviert, dann werden freie Lizenzen automatisch den Mitarbeitern zugewiesen. Dies kann zwar praktisch sein, ist aber nicht immer gewünscht.

Beispiel: Es stehen 5 TimePunch PRO Lizenzen zur Verfügung. Aktuell sind aber nur zwei Lizenzen dem Personalbüro zugewiesen. Versucht sich ein anderer Mitarbeiter (der z.B. nur über eine Erfassungslizenz verfügt) mit TimePunch PRO zu verbinden, wird ihm automatisch eine neue Lizenz zugewiesen, sofern diese Auswahlbox aktiv ist.

Dieses Verhalten kann in größeren Unternehmen durchaus problematisch sein und kann daher hier abgestellt werden.

Selbstregistrierung neuer Mitarbeiter erlauben

Ist diese Option aktiv dann wird auf dem Anmeldedialog die Möglichkeit zur Registrierung zu wechseln angezeigt. Findet sich ein Mitarbeiter nicht in der Auswahlliste der möglichen Mitarbeiter, so kann er sich selbst in TimePunch neu anlegen und registrieren.

Auch diese Option kann in größeren Unternehmen zu einem ungewünschten Verhalten führen, wenn sich Mitarbeiter selbständig im neu registrieren können, obwohl sie eventuell schon durch die Personalabteilung angelegt wurden.

Durch das Abschalten der Option entfällt die Schaltfläche „Zur Registrierung wechseln“. Mitarbeiter können in diesem Fall nur durch die Personalabteilung in den Stammdaten neu angelegt werden.

Standardberechtigung für neue Mitarbeiter

In dieser Auswahlbox wird festgelegt welche Rechte neue Mitarbeiter erhalten, wenn sie sich über die Selbstregistrierung im System neu anlegen.

Internas

Auf dieser Seite finden Einstellungen für die intern verwendete Berechnungslogik von TimePunch statt. Auf dieser Seite können nur Administratoren Änderungen vornehmen.

Lohnfortzahlung

Diese Einstellung definiert, wie das Urlaubsentgelt, Krankgeld oder die Lohnfortzahlung an Feiertagen berechnet werden soll.

• Entspricht den Sollstunden

Ist diese Einstellung ausgewählt, dann wird dem angestellten der Lohn als Urlaubsentgelt gutgeschrieben, der sich auch in der Sollarbeitszeit des Arbeitszeitmodells wiederfindet.

• Entspricht dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen

Diese Einstellung ist konform zur aktuellen Gesetzeslage in Deutschland. Das Urlaubsentgelt wird dabei aus dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen berechnet.

Siehe dazu: https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__11.html

• Entspricht dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 6 Monaten

Als weitere Option kann die durchschnittliche Lohnfortzahlung auch nach dem Verdienst der letzten 6 Monate berechnet werden.**
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Hinweis:

Wenn eine Umstellung der Berechnungslogik vorgenommen werden soll, dann sind alle alten Monate abzuschließen (Extras / Monatsabschluss). Erst dann kann die Berechnungslogik umgestellt werden, ohne dass eine Änderung der Überstunden befürchtet werden muss.

Wird die Berechnungslogik ohne einen vorherigen Monatsabschluss umgestellt, dann kann dies unter Umständen zu einer Neuberechnung der Arbeitszeit und einer Änderung des Überstundenkontos führen.

Minimum ist die Auszahlung der regulären Sollzeit

Diese Option legt fest, dass die Lohnfortzahlung nicht unter die reguläre Sollzeit fallen kann. Dies kann z.B. dann der Fall sein, wenn ein Mitarbeiter längere Zeit Krank war (unbezahlt) oder ein unbezahltes Sabbatical eingelegt hat.

Übernachteinträge

TimePunch kennt zum Anzeigen von Übernachteinträgen zwei verschiedene Modelle.

• splitten von Übernachteinträgen

In diesem Modus werden Übernachteinträge auf die beiden Arbeitstage verteilt. Startet ein Eintrag z.B. um 22 Uhr bis 6 Uhr, dann werden 2 Stunden auf den ersten Tag und 6 Stunden auf den zweiten Tag gebucht.

• zusammenfassen von Übernachteinträgen

In der Standardeinstellung werden Übernachteinträge dem Tag zugeordnet, bei dem sie gestartet wurden. Diese Einstellung erhöht die Übersichtlichkeit für die Mitarbeiter.

Überbuchen der Sollarbeitszeit

Mit diesem Feature ist es möglich die festgelegte Sollzeit eines Arbeitstages mit Urlaub, Krankheit oder anderen Abwesenheitsarten zu überbuchen. Dies kann notwendig werden, wenn die hinterlegte Sollzeit nicht der tatsächlich gelebten Arbeitszeit des Mitarbeiters entspricht.

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Mitarbeiter Einstellungen

Folgende Mitarbeiterspezifischen Einstellungen können gesetzt werden.

• Mitarbeiter können Pause neu belegen

Ist diese Auswahlbox gesetzt dann können Mitarbeiter ohne besondere Bearbeitungsrechte auch ein Pausenzeiteintrag mit einem Projekt belegen. Start -und Ende der Pause sind für Mitarbeiter ohne besondere Bearbeitungsrechte weiterhin nicht änderbar.

• Projektleiter können Mitarbeiter zuordnen

Diese Einstellung erlaubt es Projektleitern die Mitarbeiterzuordnung zum Projekt zu ändern, d.h. einen Mitarbeiter dem Projekt zuzuweisen. Ist diese Auswahlbox nicht gesetzt, dann können nur Mitarbeiter mit Administrationsrechten die Mitarbeiter auf die Projekte berechtigen.

• Anlage von Stammdaten beim Import unterbinden

Das Aktivieren dieser Option bewirkt, dass beim Import von Zeitdaten aus dem CSV-Format, alle Projekte und Tätigkeiten in TimePunch bereits vorhanden sein müssen. Ist dies nicht der Fall, wird der Import mit einer Fehlermeldung abgebrochen.

Als Standard ist diese Option deaktiviert, d.h. die referenzierten Projekte/Tätigkeiten aus der CSV-Datei, werden in TimePunch automatisch erzeugt.

Projekt Einstellungen

Folgende Projektspezifische Einstellungen können gesetzt werden.

• Zugriffsrechte für neue Projekte

Diese Einstellung definiert, mit welchen Zugriffsrechten neu erstellte Projekte angelegt werden.

Zuschlagsrelevante Zeiten

In diesem Dialog können die Zeiträume definiert werden, bei denen beim Lohndatenexport gesonderte Lohnarten genutzt werden.

Nachtzuschlag

Der Nachtzuschlag ist in TimePunch optional. Daher werden die hier gesetzten Einstellungen nur dann genutzt, wenn im DATEV Export eine entsprechende Lohnart für den Nachtzuschlag gesetzt wurde.

• Nachtzuschlag Start

Die als Nachtzuschlag Start festgelegte Uhrzeit wird verwendet, um einen etwaigen Nachtzuschlag zu berechnen.

• Nachtzuschlag Ende der Kernzeit

Als Kernzeit für den Nachtzuschlag bezeichnet die Zeit von 0:00 Uhr bis zu der festgelegten Uhrzeit. In dieser Zeit kann ein erhöhter Nachtzuschlag gezahlt werden.

• Nachtzuschlag Ende

Die als Nachtzuschlag Ende festgelegte Uhrzeit wird verwendet, um das Ende des Nachtzuschlags zu definieren.

• Samstagszuschlag Split (vormittags / nachmittgas)

Für den Samstag können unterschiedliche Lohnzuschläge für vormittags und nachmittags geltend gemacht werden. Der Splitter legt hierbei lediglich fest, bis wann der Vormittagszuschlag und ab wann der Nachmittagszuschlag beginnt.

Überstundenzuschlag

Beim Überstundenzuschlag gibt es die Möglichkeit diesen auf Tagesbasis oder auf Monatsbasis zu berechnen.

In beiden Fällen kann festgelegt werden, ob ein Überstundenzuschlag ab einer festen Arbeitszeit oder nach der individuellen Sollarbeitszeit des Mitarbeiters ausgezahlt wird.

Beispiel pro Tag: Für den Mitarbeiter wird eine 37,5 Std. Woche definiert. D.h. die Sollzeit liegt pro Tag bei 7,5 Std. Fest hinterlegt ist ein Überstundenzuschlag ab 8 Std. Damit erhält der Mitarbeiter nur einen Überstundenzuschlag, wenn seine reale Arbeitszeit 8 Std. übersteigt.

Beispiel pro Monat: Der Mitarbeiter hat eine reale Arbeitszeit von 170 Std. Ab 160 Stunden wird ein Überstundenzuschlag bezahlt. Er erhält also 10 Std. gesondert vergütet.

Hinweis:

Damit der Überstundenzuschlag tatsächlich ausgezahlt wird, muss der Überstunden (Sonderzulage) bei den Lohndaten aktiviert sein.

Lohndaten

In diesem Dialog kann festgelegt werden, welches System zum Export der Lohndaten genutzt wird, und auf welche Lohnarten die gebuchten Zeiten exportiert werden sollen.

Sollen Sonderzulagen gezahlt werden, z.B. ein Nachtzuschlag, dann muss der Haken bei Nachtzuschlag gesetzt und eine entsprechende Lohnart eingetragen werden.

Hinweis:

Die Lohnarten können auch im Mitarbeiterprofil pro Mitarbeiter hinterlegt werden. Die mitarbeiterspezifischen Einstellungen überschreiben dann die globalen Einstellungen aus dem Dialog Extras / Optionen.

Statistik Lohnarten

Da Urlaub, Krankheit und das Arbeitszeitkonto in Timepunch und nicht der Lohn -und Gehaltsoftware verwaltet wird, können neben den regulären Lohndaten auch Statistikdaten zur Lohnabrechnungssoftware exportiert werden.

Diese Statistikdaten haben keinen Einfluss auf die Gehaltsberechnung, aber sie können von der Lohn -und Gehaltsoftware auf den Lohnnachweis für den Mitarbeiter gedruckt werden.

Folgende Statistiklohnarten existieren:

Ist die Statistiklohnart angehakt, dann wird diese beim Monatsdatenexport mit exportiert.**
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